Hoe werkt overstappen naar Microsoft 365 (voorheen Office 365)?
Let op: de namen van de zakelijke Office 365 abonnementen zijn vernieuwd. Lees hier meer over de nieuwe naamgeving Office 365 pakketten.
(Samen)werken in de cloud via Microsoft 365? Een verstandige keuze, want online werken met Microsoft 365 biedt organisaties uitgebreide mogelijkheden. Zo bent u verzekerd van een altijd up-to-date werkomgeving en applicaties. De omgeving blijft zich ontwikkelen, wat steeds weer nieuwe mogelijkheden biedt om werkprocessen te optimaliseren. Bestandsopslag in de cloud is goedkoop en er zijn nauwelijks storingen. Uiteraard heeft u, indien gewenst, 24/7 toegang tot documenten op al uw devices. Tot slot biedt Microsoft 365 geavanceerde beveiliging op maat.
Wilt u werken in de cloud? Dan begint dit met verhuizen. Wat houdt een Microsoft 365 Implementatie en Migratie in?
Stap 1: Bepaal wat u nodig heeft
Microsoft heeft verschillende pakketten beschikbaar. Om te bepalen welk Microsoft 365 pakket passend is voor uworganisatie, is het belangrijk om van tevoren te bepalen wat u nodig heeft. Het kan handig zijn om de volgende vragen te beantwoorden:
- Aan welke randvoorwaarden moet de IT-omgeving voldoen?
- Welke eisen zijn er aan de beveiliging?
- Met welke applicaties wilt u kunnen werken?
- Zijn er applicaties die nu op een eigen computer of server staan en moeten meeverhuizen naar de cloud?
- Met welk soort apparaten wilt u kunnen werken?
- Moeten apparaten op afstand kunnen worden beveiligd en beheerd?
Als dit inzichtelijk is, kunt u bepalen welk Microsoft 365 abonnement het beste past bij uw organisatie.
Stap 2: Kies een beheerder
Heeft uw organisatie geen eigen IT-afdeling of heeft die afdeling geen ervaring met de pakketten van Microsoft 365? Kies dan een ervaren beheerder die past bij uw organisatie. De prijs speelt uiteraard een rol in uw keuze, evenals de geleverde support, de ervaring en het dienstenaanbod. Uw beheerder kan precies vertellen welk abonnement bij uw wensen en behoeften past. Zij zullen de migratie en implementatie van Microsoft 365 van begin tot eind kunnen begeleiden. Dit geeft rust en zekerheid.
Stap 3: Inventariseer de huidige IT-omgeving
De beheerder gaat aan de slag met het inventariseren van de huidige IT-omgeving. Middels interviews met een select aantal personen in de organisatie wordt precies in kaart gebracht waar de omgeving nu uit bestaat en hoe de toekomstige omgeving eruit gaat zien. Denk daarbij aan accounts, applicaties, bestandslocaties, rechten, apparaten, verbindingen, etc.
Stap 4: Medewerkers voorbereiden
Dit is ook het moment om alle medewerkers actief te gaan betrekken. Mensen zien vaak op tegen verandering. Als medewerkers goed zijn voorbereid op de komende verhuizing, dan zal de nieuwe manier van werken een stuk makkelijker worden aangenomen. Het is mogelijk om een kick-off sessie te organiseren, waarin iedereen Microsoft 365 beter leert kennen en kan ontdekken welke voordelen het heeft voor henzelf. In een vervolgsessie kan de praktische manier van werken worden geïntroduceerd. Gespecialiseerde trainers kunnen uw medewerkers voorbereiden in een demo-omgeving. Kortom, er zijn voldoende mogelijkheden om de verhuizing voor medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken.
Stap 5: Nieuwe omgeving inrichten
De beheerder maakt de nieuwe omgeving gereed. Accounts worden aangemaakt, meerdere lagen beveiliging worden ingesteld en applicaties en bestandslocaties worden toegewezen aan de juiste gebruikers. Dit is allemaal in lijn met de eerder besproken wensen en behoeften van de organisatie.
Stap 6: Verhuizen
Na alle voorbereidingen is het tijd om te verhuizen. Tijdens de verhuizing bent u korte tijd niet bereikbaar en kunnen medewerkers even niet bij hun e-mail en bestanden. Alles wordt nauwkeurig getest en als alles goed staat, kunt u aan de slag in de nieuwe omgeving.
Stap 7: Medewerkers begeleiden
Zeker in de eerste periode na de verhuizing zullen medewerkers nog vragen hebben over de nieuwe manier van werken. Het is prettig als er een aanspreekpunt is waar zij met hun vragen terecht kunnen. Technische support wordt meestal verzorgd door de IT-beheerder.
Overstappen naar Microsoft 365 met TinkConnect
Wilt u zorgeloos overstappen naar Microsoft 365? Dan is TinkConnect de juiste partij. Als ervaren kantoorautomatiseerder, cloud-specialist en Microsoft Silver Partner kan TinkConnect uw organisatie van begin tot eind begeleiden bij de overstap naar Microsoft 365, van inrichting op maat tot het beheren van de digitale werkomgeving. De implementatie en migratie, de beveiliging, het inrichten van werkprocessen en de dagelijkse support van medewerkers is hierbij inbegrepen. In aanvulling op de standaard abonnementen, bieden we een zakelijke Microsoft 365 back-up, training en coaching op de werkvloer en een ruim aanbod van IT beheer diensten voor uw organisatie. Wij maken de overstap prettig, voor iedere organisatie en werknemer.
Meer weten over overstappen naar Microsoft 365 via TinkConnect? Bel 085 77 35 333, of mail sales@tinkconnect.com. Onze specialisten vertellen graag meer over de mogelijkheden!
